Úvod
Pro účely poskytování právních služeb svým klientům, musí advokát znát jejich identifikační údaje a podle povahy věci i další důvěrné informace. Tím dochází nevyhnutelně ke zpracování osobních údajů klientů. Advokátní kancelář Mgr. et Mgr. Zbyněk Vašinka (dále též jen „Správce“) činí při zpracování osobních údajů i dalších informací poskytnutých klienty veškeré úsilí k jejich ochraně.
Správce se při zpracování osobních údajů řídí veškerými právními předpisy týkající se ochrany osobních údajů. Mezi tyto předpisy patří zejména nařízení Evropského parlamentu a Rady 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“). Jako advokát je Správce při zpracování osobních údajů dále povinen dodržovat právní předpisy týkající se výkonu advokacie, zejména zákon č. 85/1996 Sb., o advokacii.
Advokáti zpracovávají osobní údaje klientů primárně v souvislosti s poskytováním právních služeb klientům a prosazováním jejich oprávněných zájmů. Ačkoli primární působnosti Nařízení je postihnout zpracování osobních údajů podnikatelů, jako jsou např. provozovatelé e-shopů, sociálních sítí či informační společnosti, kteří osobní údaje shromažďují za účelem cíleného marketingu a propagace svých produktů, nebyli advokáti z působnosti Nařízení vyjmuti a jsou tak rovněž povinnými Správci. Správce si je jako advokát vědom důležitosti vzájemné důvěry mezi advokátem a jeho klientem a je povinen zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o nichž se dozví v souvislosti s poskytováním právních služeb, a to včetně osobních údajů, které je přirozeně povinen chránit a nemůže je využívat k jiným účelům, než pro které je získal.
Správce je povinen výše uvedené zásady aplikovat nejen při zpracování osobních údajů, které získá v souvislosti s poskytování právních služeb Správcem, ale rovněž při zpracování osobních údajů při dalších obchodních vztazích Správce s klienty a dodavateli, zpracování osobních údajů při plnění právních povinností Správce, zpracování osobních údajů prováděné Správcem během komunikace prostřednictvím e-mailu či telefonu, zpracování osobních údajů při návštěvě webových stránek Správce (vasinka.cz) a na zpracování osobních údajů v rozsahu nezbytném pro ochranu oprávněných zájmů Správce a třetích osob.
Správce osobních údajů
Advokátní kancelář Mgr. et Mgr. Zbyněk Vašinka
tř. T. G. Masaryka 1129
738 01 Frýdek-Místek
e-mail: zbynek@vasinka.cz
tel.: +420 724 555 677
ID datové schránky: vu8sjmk
Účel zpracování
Osobní údaje jsou Správcem zpracovávány pro různé účely v souladu s právními předpisy. Podle účelu zpracování osobních údajů se může lišit rozsah zpracovávaných osobních údajů i doba jejich uchování.
Účely zpracování osobních údajů mohou být následující:
a) Sjednání smlouvy a plnění smlouvy, zejména smlouvy o poskytování právních služeb (tj. výkon advokacie). Bez poskytnutí osobních údajů klientem není možné právní služby poskytovat (např. základní identifikační údaje). Při poskytování právních služeb může docházet i ke zpracovávání osobních údajů třetích osob (např. protistrany), a to i bez jejich souhlasu.
b) Plnění právních povinností, zejména povinností vyplývajících z právních předpisů o advokacii, daňových a účetních předpisů, předpisů upravující ochranu proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a dalších obecně závazných předpisů. Řadí se zde např. i poskytování právních služeb na základě ustanovení orgánem veřejné moci (zastupování ex offo).
c) Ochrana oprávněných zájmů Správce, kterým může být např. zájem na uchování osobních údajů pro účely případného řešení sporů nebo vymáhání právních nároků Správce, ale rovněž identifikace osob pohybujících se v prostorách advokátní kanceláře.
d) Ochrana oprávněných zájmů třetích osob, zejména klientů v souladu se zákonem o advokacii.
Správce může nad rámec výše uvedených účelů zpracování osobních údajů tyto zpracovávat i v případě udělení souhlasu subjektem údajů. Souhlas se zpracováním osobních údajů lze kdykoli odvolat, avšak existuje-li důvod pro zpracování osobních údajů, ke kterému není třeba souhlasu, viz písm. a) až d), je Správce tyto údaje oprávněn zpracovávat i přes nesouhlas subjektu údajů.
Příjemci osobních údajů
Správce jako advokát je oprávněn v souladu se zákonem o advokacii zpřístupnit osobní údaje v nezbytném rozsahu oprávněným zaměstnancům Správce, spolupracujícím advokátům a advokátním koncipientům. Tyto osoby jsou povinny zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se v souvislosti advokátní činností Správce dozví ve stejném rozsahu jako Správce.
Při poskytování právních služeb dále dochází podle povahy věci k předávání osobních údajů:
- orgánům veřejné moci (např. soudům, orgánům veřejné správy)
- poskytovatelům údržby informačního systému
- dalším osobám dle pokynů a potřeb klienta
Kategorie zpracovávaných osobních údajů
Správce zpracovává osobní údaje o:
- klientech, kterým poskytuje právní služby,
- zájemcích o tyto služby,
- osobách, které je zastupují,
- osobách, které zastupují nebo jednají za klienty – právnické osoby
- osobách, které klienty Správce být přestaly.
Správce zpracovává pouze ty osobní údaje osob, které mu tyto osoby samy nebo prostřednictvím svého zástupce poskytly nebo které získal z veřejných seznamů nebo které oprávněně získal jiným způsobem.
Správce zpracovává následující kategorie osobních údajů:
- základní identifikační údaje – zejména jméno, příjmení, rodné příjmení, adresa trvalého pobytu, datum narození, místo a země narození, rodné číslo, bylo-li přiděleno, případně i údaje uvedené na občanském průkazu nebo pasu,
- kontaktní údaje – korespondenční adresa, telefonní čísla, elektronická adresa apod.,
- popisné údaje – elektronická komunikace a obecně všechny další údaje, které jsou spojeny s klientem a s předmětem právního zastoupení, mezi nimiž mohou být i citlivé údaje,
- údaje o 3. osobě – osobní údaje, které klient správci sdělí o 3. osobách, které se rovněž účastní na případném sporu nebo které jsou potřebné pro řešení právní věci, k níž je právní zastoupení uděleno (např. údaje o dlužnících, spoludlužnících, ručitelích, údaje o protistraně sporu apod.).
Správce dále zpracovává všechny relevantní údaje, které klient správci sdělil při jednání o uzavření smlouvy, které uvedl přímo do smlouvy a které správci sdělí v průběhu trvání smluvního vztahu.
Ochrana osobních údajů
Správce chrání osobní údaje systémem bezpečnostních opatření technického i organizačního charakteru, jež jsou pravidelně kontrolovány, vyhodnocovány a aktualizovány. Advokát zajišťuje nejlepší možnou ochranu dat před neoprávněným přístupem nebo přenosem, ztrátou, zničením nebo možným zneužitím a jejich zabezpečení v souladu s Nařízením a dalšími právními předpisy.
Doba uchování osobních údajů
Správce osobní údaje zpracovává a uchovává po dobu nezbytně nutnou k uplatnění práv a povinností ze smluvních vztahů nebo k naplnění jednotlivých účelů zpracování osobních údajů, popřípadě po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.
Advokát má např. tyto specifické povinnosti:
- Advokát je povinen uschovat dokumentaci a klientský spis po dobu pěti let ode dne, kdy ukončil poskytování právních služeb, pokud právní nebo zvláštní stavovský předpis nestanoví jinak.
- Smlouvu o správě majetku, kopie klientem předložených dokladů, plnou moc udělenou mu klientem, popřípadě další listiny vzniklé v souvislosti se správou majetku, uschovává advokát po dobu deseti let od ukončení správy.
Práva subjektu údajů
Dle Nařízení má subjekt údajů níže uvedená práva. Některá z těchto práv však mohou být omezena specifickou povahou činnosti Správce.
a) Právo na přístup k osobním údajům, právo na opravu.
Subjekt údajů má právo požadovat po Správci informace o tom, zda zpracovává jeho osobní údaje, a pokud ano, o jaké údaje se jedná a jakým způsobem jsou zpracovávány. Subjekt údajů má také právo, aby Správce bez zbytečného odkladu opravil na jeho žádost nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. Neúplné osobní údaje má subjekt právo kdykoli doplnit.
b) Právo na výmaz osobních údajů.
Subjekt údajů má právo po Správci požadovat, aby došlo k trvalému zlikvidování jeho osobních údajů, popřípadě k omezení zpracování osobních údajů. Toto práva však může být omezeno povinností Správce uchovávat určité osobní údaje.
Právo na výmaz lze uplatnit, je-li dán jeden z následujících důvodů:
- osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
- subjekt údajů odvolá souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
- subjekt údajů vznese námitky proti zpracování z důvodu ochrany oprávněných zájmů Správce nebo třetích osob (čl. 21 odst. 1 Nařízení) a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování nebo subjekt údajů vznese námitky proti zpracování pro účely přímého marketingu (čl. 21 odst. 2 Nařízení);
- osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
- osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Unie nebo členského státu, které se na Správce vztahuje;
c) Právo vznést námitku.
Proti zpracování, které je založeno na oprávněných zájmech Správce nebo třetí strany nebo je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, má subjekt údajů právo kdykoli vznést námitku. Subjekt údajů má právo vznést kdykoli námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu.
d) Právo na přenositelnost údajů.
Subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl Správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu Správce, kterému byly osobní údaje poskytnuty, bránil. Právo na přenositelnost údajů lze uplatnit v případě, kdy je zpracování založeno na souhlasu [čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení] nebo na základě smlouvy [čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení], nebo v případě, kdy se zpracování provádí automatizovaně.
e) Právo podat stížnost u dozorového úřadu.
Subjekt údajů má právo podat stížnost přímo advokátovi jako Správci údajů, anebo u dozorového orgánu. Dozorovým úřadem je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, https://www.uoou.cz.